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cicloErrar é humano. Botar a culpa nos outros também.“, Millôr Fernandes

As relações entre clientes e fornecedores acontecem às centenas, todos os dias, em qualquer empresa e entre empresas. Coordenar essas relações corretamente pode ser um ganho de eficiência incrível. Continue lendo…

Em quase todos os momentos da nossa vida profissional, ou estamos requisitando algo de alguém (e, neste caso, somos clientes) ou cumprindo um pedido feito por alguém (neste caso, somos fornecedores). Isto se estende do trabalho com terceiros, na relação entre departamentos dentro da empresa ou, mesmo, nos processos cotidianos entre funcionários da nossa equipe.

Você já parou para pensar na qualidade dessas relações? Quando atuamos como clientes e pedimos algo para alguém nos preocupamos, minimamente, em sermos entendidos? Ou subentendemos (por suposição) que tudo foi compreendido corretamente, inclusive nos detalhes, pelo outro? Quando atuamos como fornecedores e recebemos um pedido de alguém, nos preocupamos em dar um retorno do nosso entendimento, em deixar explícito que uma parte do pedido não pode, por exemplo, ser entregue no prazo requisitado? Ou deixamos como está, para ver no que vai dar?

Acontece que nós brasileiros não somos muito bons em coordenação de equipes, pois preferimos a conversa informal, o pedido oral, muitas vezes no corredor, o telefonema sem hora marcada e sem pauta definida, o email escrito às pressas. Nossa coordenação falha porque preferimos tratar as pessoas informalmente, como amigos, e não como clientes ou fornecedores na hora de atender ou pedir, respectivamente.

O ciclo de coordenação e ação, descrito abaixo, é um jeito simples de se coordenar melhor as relações de trabalho entre as pessoas, reduzindo erros, aumentando a chance do objetivo ser concluído com sucesso, no prazo e orçamento acordados. Mais ainda, com o aumento da complexidade descrito nos três posts anteriores, este tipo de coordenação, mais formal, tende a ser capital competitivo para você e sua empresa, no futuro.

No ciclo de coordenação, o cliente inicia o processo preparando, por escrito, seu pedido (1). No segundo passo do ciclo, o cliente envia, comunica, o pedido ao fornecedor e requisita, por escrito também, um “de acordo”, uma prova de compromisso (2). Caso o fornecedor não compreenda, ou não concorde com alguma parte do pedido, o prazo, por exemplo, há uma etapa de explicação e negociação entre os dois para se chegar a um acordo quanto ao escopo e prazo finais (3). Uma vez concluída a negociação, estabeleceu-se um compromisso, uma promessa de entrega (4). A próximo passo é a execução (5). Durante esta etapa, cabe ao fornecedor avisar ao cliente caso algo saia errado, uma dificuldade imprevista e, se isto ocorrer, renegociar o escopo ou prazo, voltando para a etapa (3). No passo seguinte (6), o fornecedor entrega o prometido e pede para o cliente avaliar o seu trabalho, através de uma declaração de satisfação ou sugestões de melhorias (7).

ciclo de coordenacao

Veja que o sucesso na execução do ciclo de coordenação cabe tanto ao cliente, quanto ao fornecedor. Contudo, basta que um dos dois faça a sua parte corretamente que o outro será levado a se comportar de acordo com o ciclo.

Alexandre Ribenboim.